Depuis mi-mai 2012, dans le cadre du projet Archiver à l’époque du numérique (CRI, Université de Montréal), je coordonne une équipe composée d’une demi-douzaine d’auxiliaires de recherche (pour la plupart étudiants en maîtrise). Durant l’été, l’objectif poursuivi a été de concevoir l’archive numérique d’une  pièce de la troupe de théâtre Dora Wasserman (DWYT). Trois auxiliaires ont principalement travaillé à la conception des métadonnées associées aux documents (Julie Desautels, Annie Lecompte Chauvin et Sabrina Taran), alors que la numérisation était externalisée (Centre d’archives de Lanaudière). Trois autres auxiliaires ont été chargés de mener des entretiens sonores et filmés avec les archivistes bénévoles du DWYT (Emma Roufs, Marie-Hélène Constant et Marc-Antoine Lévesque). Par la suite, un étudiant bénévole a ponctuellement rejoint chacun de ces groupes (Ludovic Cureau et Claudia Polledri). Et, une personne extérieure à l’Université a été en charge de prévoir la mise en place du site internet (Lucas Morlot). Ainsi, une équipe de dix personnes a été constituée.

En termes de gestion de projet, deux problèmes saillant existaient dès le départ (mai 2012). Comment faire circuler les informations entre l’ensemble des membres de l’équipe alors que leurs domaines de compétences et parfois leur lieu de travail allaient être différents? Comment gérer des étudiants dont l’investissement dans le projet n’allait pas être le même (certains allaient travailler 3 ou 4 heures ponctuellement, d’autres 10-15 ou 20 heures par semaine)?

Durant les premiers jours un google agenda a été conçu afin de mettre en place un horaire et une dropbox a été créée pour partager les documents de travail. La mise en place d’une liste de diffusion interne a également été discutée. Puis, bien vite, le nombre de courriels a commencé à croître de manière exponentielle, entraînant les questions classiques liées au choix du nombre de personnes à mettre en copie d’un message portant sur telle ou telle question particulière.

Annie Lecompte Chauvin a alors proposé la création d’un groupe privé sur Facebook¹. Après avoir informé le directeur de l’axe, Jean-Marc Larrue², elle a procédé à la création de celui-ci³. Ce groupe dont les messages et commentaires ne sont strictement visibles que par les membres (préalablement invités) a été l’objet d’une appropriation rapide par l’équipe.

Après trois mois d’existence (24 mai – 28 août 2012), il est possible de faire un premier bilan d’étape de l’usage de cet outil. Durant le premier mois 59 messages ont été mis en ligne, conduisant à la rédaction de 165 commentaires⁴ et 104 like⁵. Durant le mois suivant, 64 messages ont été publiés, pour 169 commentaires⁶ et 119 like⁷. Pendant le mois dernier, 69 messages ont été partagés, accompagnés de 238 commentaires⁸ et 149 like⁹. Au total près de 200 messages commentés en moyenne trois fois chacun auront été échangés entre fin mai et fin août 2012 (schéma ci-dessous).

Il est à noter que seuls 12 messages n’ont provoqué aucune réaction (schéma ci-dessus)¹⁰. Un peu plus de 20 messages ont été l’objet de discussions nourries (entre 8 et 20 commentaires) impliquant plusieurs membres de l’équipe. L’exemple suivant peut être reproduit.

Dans ce cas, un message a conduit à onze commentaires (pour un seul like). Le message comporte deux parties. Dans un premier paragraphe, l’auteur apporte une information sur l’avancée du projet (catégorie 1 ci-après), avant de demander une précision dans un second paragraphe. Une réponse est apportée dans les minutes qui suivent (commentaires 1 à 4 et 6), puis un encouragement est formulé le lendemain matin (commentaire 5). La discussion reprend par la suite une fois de premières informations partagées (commentaires 7 à 11). Dans cet exemple, la complémentarité entre la conversation sur le groupe et les données partagées sur la Dropbox est visible. Le but est de savoir où trouver tel ou tel document de travail. Les commentaires rendent aussi compte du fait que les membres du groupes savent que l’avancée de chacune des étapes (ici le dérushage) a un impact sur l’avancée des autres étapes (ici le montage, cf. commentaires 9 et 10).

Par ailleurs, on remarque que les trois membres en charge des métadonnées ont diffusé 59 messages, ceux en charge des entretiens 61 messages¹¹, alors qu’en tant que coordinateur j’en ai publié 67. Seuls les intervenants plus ponctuels, ayant rejoint le groupe en juillet, ont peu pris la parole (5 messages)¹².

Les sujets abordés dans ces messages se divisent en cinq grandes catégories : les informations sur le projet (39 messages), les questions sur le projet (21 messages), les partages de données (67 messages), la gestion du projet (61 messages) et quelques divers (12 messages).

Plus précisément ces catégories se subdivisent ainsi¹³ :

1. Les informations sur le projet (39 messages) : partage d’informations sur l’avancée du projet (29 messages), informations concernant le partenariat (5 messages) et informations sur la création du site internet (5 messages).

2. Les questions sur le projet (21 messages) : il s’agit de demandes de la part d’une personne sur un aspect précis du projet.

3. Les partages de données (67 messages) : partage de références d’ouvrages, d’articles et de sites internet (21 messages, cf. ill. ci-dessous), partage d’articles ou de billets de blogs des membres du groupe (12 messages), partage de documents du projet (26 messages), partage de photographies sur le mur du groupe (8 messages).

4. La gestion du projet (61 messages) : gestion des horaires et du calendrier (17 messages, cf. ill. ci-dessous), répartition ou réorganisation des tâches (14 messages), organisation de réunions et autres séances de travail (25 messages), ajustement suite à des erreurs ou des problèmes rencontrés dans le cours du projet (5 messages).

5. Divers (12 messages) : organisation d’événements informels entre les membres du groupe (7 messages) et informations anecdotiques ou non liées au projet (5 messages).

Dans tous les cas, ce mode de communication n’a créé aucun conflit entre les membres de l’équipe. Les commentaires ont conduit à résoudre un certain nombre de problèmes pratiques. Ils ont permis d’apporter des précisions, d’encourager un collègue, de partager des informations complémentaires, de poser de nouvelles questions ou de faire part de son incompréhension. Les exemples suivants peuvent être reproduits. En haut à gauche, il s’agit d’un cas relatif à l’organisation du projet, ici une information concernant un retard. En haut à droite, il s’agit cette fois d’une demande précise (catégorie 2) formulée par un membre de l’équipe envers un autre. En bas à gauche, il s’agit d’un partage de données. En bas à droite, il s’agit d’un nouveau cas de gestion du projet cette fois suite à un problème.

Dans l’ensemble des cas, la réactivité est souvent inférieure à une minute et presque toujours inférieure à 24 heures. Cela est, en partie, lié au fait que la majorité des auxiliaires de recherche reçoivent les messages postés sur le groupe Facebook directement sur leur téléphone portable. Cela entraîne des réactions proche de celles à un texto (ill. 1 et 2 ci-dessus, commentaires: “ok!” et “yep!”). L’usage du like est lié à ce mode de communication. S’ils correspondent souvent à une marque de satisfaction (liée à l’avancée du projet par exemple), ils ont également été utilisés simplement afin de signifier qu’une information a été bien reçue (cf. ill. 3, ci-dessus). Cette implication et cette réactivité de la part des participants constituent quelque chose de positif pour le projet. Cela ne va cependant pas sans poser des problèmes. Ainsi, les horaires de travail se trouvent bouleversés par ce mode de communication. Une réponse toujours plus rapide est attendue de la part des autres membres du groupe quelque soit l’heure du jour ou le jour de la semaine.

Par ailleurs, l’usage quotidien du groupe conduit à un certain relâchement du vocabulaire et de la syntaxe. On peut citer à titre d’exemples, les commentaires suivants « Hé bin c’est pas normal ! » et « lundi 11:00 stu good » (22 août), « hihihihi » (24 juillet), « oui! mais le premier mail était a trasher n’est-ce pas? » (18 juin), etc.

Pour résumer, si des solutions ont été trouvées lors de conversations sur ce groupe, il s’agit d’un outil et non pas d’une solution miracle et certaines incompréhensions liées à des pratiques professionnelles différentes ont persisté. De plus, il ne faut pas penser qu’un tel groupe remplace l’usager du courriel. Il y a complémentarité entre les différents moyens de communication. Ainsi, l’ensemble des échanges avec nos partenaires – les archivistes membres de la troupe du DWYT et autres centres d’archive – se sont déroulés par courriel (voir par téléphone à quelques reprises). Certains messages n’impliquant qu’une ou deux personnes ou nécessitant des développements plus longs ont également étaient conduits par courriel.

Quelles premières conclusions peuvent être tirées de l’usage de ce groupe après trois mois d’existence?

Tout d’abord, si cela doit être précisé, cette expérimentation rend compte du fait que Facebook n’est pas, par essence, un espace dédié à la procrastination ou la perte de l’identité, mais un outil, un réseau social défini par son usage. A ce titre, il peut être approprié pour un projet universitaire. Dans le cas qui nous concerne, le groupe a surtout eu pour fonction de tenir informé l’ensemble des membres de l’avancé de chacun des aspects du projet et ainsi de renforcer la cohésion de l’équipe. A ce titre, il a permis de résoudre les deux problèmes énoncés en introduction de cette note. Il a aussi été un lieu de mutualisation des connaissances et un espace permettant de multiples retours sur expériences. Enfin, il est aussi devenu une archive du processus de travail engagé. Ces fonctions se sont imposées progressivement suite à l’appropriation par les membres. Le groupe Facebook privé, outil pour les chercheurs, est donc avant tout un outil de gestion participative dont l’efficacité dépend de l’usage et de l’implication de chacun.

1. L’idée de départ était d’inclure l’ensemble des chercheurs du projet, il a alors été proposé de limiter le groupe aux membres étudiants et au directeur de l’axe portant sur les archives du DWYT. [↩]
2. Courriel daté du 24 mai 2012. [↩]
3. Jean-Marc Larrue a été invité à ce joindre à ce groupe. Il était déjà inscrit sur Facebook. Celui-ci ne s’est jamais inscrit au groupe. L’absence du directeur de l’axe dans ce groupe a certainement favorisé les échanges informels sans que cela ne soit véritablement mesurable. [↩]
4. portant sur 50 messages différents [↩]
5. portant sur 44 messages différents [↩]
6. portant sur 45 messages différents [↩]
7. portant sur 54 messages différents [↩]
8. portant sur 50 messages différents [↩]
9. portant sur 63 messages différents [↩]
10. respectivement 4 le premier mois, 2 le suivant et 6 le mois dernier [↩]
11. Dans chacun des groupes la répartition des messages est à peu de chose près la même. Une personne a diffusé la majorité des messages, une environ un tiers et la troisième est resté relativement en retrait. [↩]
12. Dans tous les cas, chacun des auxiliaires de recherche a publié au moins un message. [↩]
13. Le nombre total de messages est de 192, dans cette liste 200 entrées apparaissent car il arrive ponctuellement qu’un message corresponde à deux catégories. Cela reste marginal. [↩]

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